Opas: Mitä on tehokas ostolaskujen käsittely?


Tämä opas selventää miten ostolaskujen käsittelyä voidaan tehostaa ja mitä hyötyjä tehostamistoimenpiteillä saavutetaan. Tehostamistoimenpiteet maksavat itsensä tyypillisesti takaisin alle vuodessa ja luovat merkittäviä kustannussäästöjä. 

Yrityksen kuin yrityksen on mahdollista säästää yli 50% ostolaskujen käsittelyn kustannuksissa nykytilanteeseen verrattuna.

Miksi ostolaskujen käsittelyä kannattaa tehostaa?

Ostolaskujen käsittely on olennainen osa hankintaprosessia, joka on yrityksen yksi tärkeimmistä prosesseista. Hankintaprosessi koostuu yleensä useasta eri toiminnosta, jotka tapahtuvat eri osissa organisaatiota ja vaativat usean henkilön työpanosta. Tästä syystä on tärkeää, että hankintaprosessi ja lopulta ostolaskujen käsittelyn prosessi tapahtuu sujuvasti ja tehokkaasti.

Mitkä asiat vaikuttavat ostolaskujen käsittelyn tehokkuuteen?

Laskun käsittelyn tehokkuuteen vaikuttaa erityisesti se, kuinka sujuva laskun kierrätysprosessi on. Mikäli laskulle ei löydy tilausta/saapumisilmoitusta, tai laskun tarkastajat ja hyväksyjät eivät ole paikalla, kierrätysprosessi viivästyy selvitysten ja uudelleenkierrätyksen takia. Näin ollen hankintaprosessin edellisten vaiheiden työ vaikuttaa lopulta myös laskun käsittelyyn.

Käsittelyn tehokkuuteen vaikuttaa myös laskun informaatiosisältö. Jos laskulta ei selviä tilaajan nimeä tai laskutusosoite ei pidä paikkaansa, joudutaan tekemään selvitystyötä, joka taas hidastaa laskun kierrätysprosessia. Laskun informaatiosisällön laatu riipuu toimittajan kirjausten ohella olennaisesti siitä, kuinka lasku kirjataan yrityksen järjestelmiin ja tehdäänkö tässä manuaalisessa prosessissa virheitä.

Siirtyminen verkkolaskujen käsittelyyn

Siirtyminen sähköisiin laskuihin, eli verkkolaskuihin, on yksi suurimmista tehokkuutta lisäävistä tekijöistä. Verkkolaskut nopeuttavat erityisesti tarkistus- ja hyväksymiskiertoa, kun laskun tiedot saadaan reaaliajassa ja kierrättäminen hoidetaan sähköisesti. Verkkolaskujen vastaanottaminen ei vaadi manuaalista kirjaamistyötä, joten käsittelyn manuaaliset virheet poistuvat ja laskun informaatiosisällön laatu paranee. Myös paperiset laskut voidaan ottaa sähköiseen kierrätyksen piiriin skannaamalle ne vastaanotettaessa. Verkkolaskuihin siirtyminen tuo mukanansa konkreettisia hyötyjä:

  • käsittelyn manuaaliset virheet poistuvat
  • laskun informaatiosisällön laatu paranee
  • laskun arkistointi helpottuu
  • kierrätysprosessi nopeutuu
  • kierrätysprosessista tulee läpinäkyvä ja uudelleenreititettävä
  • maksun myöhästymisen riski pienenee
  • koko käsittelyprosessi on mahdollista automatisoida
  • laskujen käsittelykustannukset pienenevät merkittävästi

Verkkolaskujen käsittelyyn siirtymisessä on tärkeää huomioida muutokset omissa sisäisissä prosesseissa, asiakkaiden toivomukset sekä operaattorin ja ohjelmiston valintaan vaikuttavat tekijät.

Kuinka paljon ostolaskujen käsittely maksaa?

Laskun käsittelyn kustannus lasketaan siihen kuluvan ajan kustannuksena, mikä saattaa vaihdella paljonkin tarkasteltavan yrityksen prosesseista riippuen. Lisäksi laskun välityspalvelukustannukset, kuten operaattorimaksut, on huomioitava laskun todellisia kustannuksia laskettaessa.

Valtionkonttorin tekemien tutkimusten mukaan paperisen laskun käsittelyn kustannus on noin 30 €, mutta jotkin yritykset ovat laskeneet kustannukseksi jopa 50 €/lasku. Oppaan lopussa olevissa esimerkeissä olemme käyttäneet paperisen laskun kustannushaitarina 15-30 €/lasku.

Verkkolaskun käsittelykustannus on noin 3-5 €/lasku, riippuen kierrätysprosessin pituudesta ja sen toimivuudesta. Täysin automatisoidun käsittelyn piirissä olevan laskun kustannukseksi jää välityspalvelukustannukset, jotka riippuvat valitun operaattorin hinnoista.

Mitä ostolaskujen käsittelyn automatisointi tarkoittaa?

Sähköisen käsittelyn prosessia on mahdollista automatisoida asteittain. Automaatio voi käsittää esimerkiksi ostolaskujen ja ostotilausten täsmäytyksen tai koko laskun käsittelyprosessin automaatiota. Täysin automatisoidussa käsittelyssä laskun kierrätysprosessia ei tarvita lainkaan ja käsittelyprosessi suoraviivaistuu entisestään. Oikein toteutettuna automaation tuomat säästöt ovat merkittävät ja kasvavat laskuvolyymin kasvaessa.

Esimerkki automaation toimintaperiaatteesta:

ostolaskujen_käsittelyn_automaatio_2

 Lue lisää ostolaskujen käsittelyn automaatiosta täältä.

Kuinka ostolaskujen käsittelyä voidaan tehostaa yrityksessäsi?

Verkkolaskuihin siirtyminen on kannattavaa jokaisessa yrityksessä. Suomi ja muut pohjoismaat ovat edelläkävijöitä sähköisessä laskutuksessa ja kotimaan liiketoimintakentässä verkkolaskut alkavat olemaan enemmän sääntö kuin poikkeus.

Siirtyminen ostolaskujen automatisointiin on kannattavaa jo suhteellisen pienillä laskumäärillä. Automaatioon siirtyminen pakottaa yrityksen uudelleenjärjestämään koko hankintaprosessia ja sitä kautta optimoimaan niin ikään muitakin prosessiin liittyviä toimintoja.

Minkälaisia säästöjä tehostamistoimenpiteillä saavutetaan?

Verkkolaskujen käyttöön siirtymisessä yritys säästää 12-25 €/lasku käsittelykustannuksissa:

siirtyminen_sähköiseen_laskujen_käsittelyynAutomaattinen käsittely säästää 3-5 €/lasku käsittelykustannuksissa. Jos yritys vastaanottaa 1000 laskua kuukausittain, on vuotuinen säästö 85% automaatioasteella 30 600 – 51 000 euroa:

85_prosentin_automaatioaste_1